Devlet üniversitelerinde çalışan personelin pasaport işlemlerinde yeni bir başvuru yöntemi uygulanmaya başladı. Yükseköğretim Kurulu, Personel Bilgi Sistemi bünyesinde hazırladığı Pasaport İşlemleri modülünü kullanıma açarak yeşil ve gri pasaport taleplerinin elektronik ortamda iletilmesini sağladı. Yeni yöntemle çalışanların başvuru için izleyeceği adımlar dijital sisteme taşınırken, üniversite yönetimlerinin kontrol ve onay görevleri de yeniden tanımlandı. YÖK'ün 13 Kasım 2026 tarihli yazısıyla duyurulan uygulama, yalnızca başvuru sahibinin sisteme talep girmesinden ibaret değil. Başvurunun incelenmesi, yetkili amir tarafından imzalanması ve Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğüne aktarılması da aynı süreç içerisinde yürütülecek. Böylece kurumlar arasında belge gönderilmesine dayalı işlemlerin azaltılması hedefleniyor.
PBS üzerinden pasaport başvurusu nasıl yapılır?
Yeni sistemden yararlanacak devlet üniversitesi çalışanlarının öncelikle pbs.yok.gov.tr adresine giriş yapması gerekiyor. Personel Bilgi Sistemi'ne erişim sağlandıktan sonra "Bireysel İşlemler" menüsündeki "Pasaport Başvurusu" sekmesi kullanılacak. Çalışanlar bu bölüm üzerinden yeşil veya gri pasaport taleplerini elektronik ortamda oluşturabilecek.
Başvuru bilgilerinin sisteme girilmesinin ardından talep, ilgili üniversitenin personel biriminin incelemesine gönderilecek. Bu aşamada çalışanın bilgileri ve başvuruya ilişkin kayıtlar kontrol edilecek. Eksik ya da hatalı bilgi tespit edilirse gerekli düzenlemeler Personel Daire Başkanlığı tarafından yapılacak. Bilgileri uygun bulunan başvurular ise onay aşamasına aktarılacak.
Başvuruyu kim onaylayacak, elektronik imza nasıl kullanılacak?
YÖK, üniversitelerin yeni modülü kullanabilmesi için iki ayrı yetki tanımlaması yapmasını istedi. Bunlardan ilki "Pasaport Onay Yetkilisi" olarak belirlendi. Bu görevdeki personel, sistem üzerinden gelen başvuruları inceleyerek uygun bulunan talepleri onaylayabilecek. Eksik veya hatalı işlem gördüğü başvuruları ise gerekli düzeltmelerin yapılması için iade edebilecek.
İkinci görev ise "Pasaport İmza Yetkilisi" olarak tanımlandı. Onay aşamasını geçen talepler, bu yetkiye sahip personel tarafından elektronik imzayla imzalanacak. İmza işleminin tamamlanmasının ardından başvuru doğrudan Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğüne iletilecek. Böylece talebin üniversite içerisindeki kontrol ve onay aşamaları dijital ortamda tamamlanmış olacak.
Islak imzalı evrak gönderme işlemi sona mı erdi?
YÖK'ün üniversitelere gönderdiği yazıda, elektronik imzayla onaylanarak NVİ'ye dijital ortamda iletilen başvurular için ayrıca ıslak imzalı veya elektronik imzalı belge gönderilmesine gerek bulunmadığı bildirildi. Bu uygulama, başvurunun ardından ek belge hazırlama ve gönderme aşamasını ortadan kaldırıyor.
Ancak söz konusu kolaylık, yeni PBS modülü üzerinden yürütülen ve gerekli elektronik onayları tamamlanan işlemler için geçerli. Pasaport türüne göre aranan hak sahipliği koşullarında değişiklik yapıldığına ilişkin bir açıklama bulunmuyor. Üniversite personelinin başvuru sürecinde kendi kurumunun yönlendirmelerini takip etmesi gerekiyor.
Sistemle ilgili teknik destek nereden alınacak?
YÖK, yeni modülün kullanılabilmesi için üniversitelerden onay ve imza yetkililerini belirleyerek Personel Bilgi Sistemi üzerinden yetkilendirme işlemlerini tamamlamalarını istedi. Uygulamanın kullanımı sırasında ortaya çıkabilecek teknik sorunlar için ise [email protected] adresine başvuru yapılabileceği bildirildi. Böylece hem çalışanların talepleri hem de üniversitelerin kurum içi onay süreçleri aynı dijital altyapı üzerinden yürütülebilecek.
